ویپ (VoIP) چیست؟

ارتباطات تلفنی قابل اعتماد برای هر کسب و کاری که به دنبال جذب و حفظ مشتریان است ضروری است. همچنین صاحبان مشاغل می خواهند درهزینه‌های سیستم های ارتباطی یکپارچه خود صرفه‌جویی کنند. اینجاست که سیستم‌های تلفن صوتی پیاده‌سازی شده بروی پروتکل‌های اینترنتی (VoIP) وارد عمل می‌شوند. 

سیستم‌های VoIP تلفن هایی هستند که از اتصال اینترنت برای برقراری تماس استفاده می‌کنند و هزینه کمتری نسبت به سیستم‌های تلفن ثابت دارند. بیایید نگاهی دقیق‌تر به چیستی فناوری VoIP بیندازیم و ببینیم چگونه می‌تواند برای کسب‌وکار شما مفید باشد.

ویپ چیست؟

سیستم VoIP، یک سیستم ارتباطی است که از رایانه، تلفن هوشمند، تلفن‌های VoIP یا مرورگرهای دارای WebRTC برای برقراری تماس‌های تلفنی و انتقال اطلاعات از یک مکان به مکان دیگر استفاده کرده واین کار را از طریق اتصال به اینترنت انجام می‌دهد. این تلفن با یک تلفن سنتی که به آن تلفن ثابت می‌گویند، در نحوه ارسال اطلاعات و داده‌ها متفاوت است.

تلفن ثابت از سیم‌های مسی برای انتقال سیگنال‌های آنالوگ استفاده می‌کند درصورتی که، VoIP از اتصال اینترنت پهن باند برای انتقال داده‌ها استفاده می کند. داده‌ها از داده‌های آنالوگ اصلی به داده‌های دیجیتال تبدیل و منتقل می‌شوند، سپس مجددا به سیگنال آنالوگ تبدیل می‌شوند تا بتوانید آنچه را که گفته می‌شود درک کنید.

مقایسه VoIP و SIP

SIP و VoIP دو کلمه مخفف هستند که هنگام بررسی سیستم‌های تلفن مشاهده خواهید کرد. SIP که مخفف عبارت Session initiation Protocol است، فناوری است که بسیاری از ارتباطات VoIP را تسهیل می‌کند.  درواقع یک پروتکل ارتباطی منبع باز است که سرعت‌بخش بین دو نقطه است وانتقال داده‌های مدنظر، نظیر صدا، اشتراک فایل، پیام های فوری، کنفرانس ویدیویی و جلسات چند رسانه‌ای را ممکن می‌سازد.

VoIP از نظر فنی بخشی ازقابلیت‌های سیستم صوتی است. بعبارتی پروتکلی است که امکان برقراری تماس‌های تلفنی صوتی را از طریق اتصال به اینترنت فراهم می‌کند و محدود به یک تلفن تخصصی VoIP نمی‌شود، شما می‌توانید از طریق رایانه یا دستگاه تلفن همراه با اتصال به اینترنت تماس بگیرید.

فناوری VoIP می‌تواند به تنهایی سیستم جامعی نسبت به SIP داشته باشد، اگر تنها چیزی که نیاز دارید قابلیت تماس تلفنی باشد. سیستم SIP برای زمانیست که که به سایر توانایی‌های اشتراک‌گذاری داده‌ها نیاز دارید. با این حال، بازار اغلب به راه حل‌های جامع تر به عنوان راه‌حل های VoIP اشاره می‌کند که باعث سردرگمی در بین مصرف‌کنندگان می‌شود.

مزایای VoIP

VoIP از کابل‌های فیبر نوری و پهنای‌باند قابل‌اعتماد برای جابجایی داده‌های اینترنتی استفاده می‌کند به همین دلیل سیستم قابل اعتمادیست. سیم‌های مسی خطوط ثابت، نسبت به کابل‌های فیبر نوری کارایی کمتری دارند، که همین امر منجر به قطع تماس یا نویزهای بیشتری در خطوط می‌شود.

هنگامی که یک سیستم تلفنی VoIP نصب می‌کنید، ویژگی‌های زیادی با آن بدست می آورید. به عنوان یادآوری، بسیاری از این مزایا نتیجه فناوری SIP هستند اما به عنوان بخشی از سیستم VoIP برای شما عرضه می‌شوند.

ویژگی‌های کلیدی تلفن‌های VoIP عبارتند از:

• پذیرش خودکار(Automated attendant)

با استفاده از یک سیستم خودکار برای انتقال تماس‌ها به فرد مناسب، نیاز به مسئول پذیرش را از بین می‌برد. یک سیستم پاسخ صوتی تعاملی (IVR) ممکن است بخشی از این راه‌حل باشد.

• قابلیت نمایش شماره (Caller ID)

اطلاعات تماس را طوری تنظیم می‌کند که به شما اطلاع دهد چه کسی پشت خط است. این امر در صنایع فروش و خدمات حیاتی است.

• نگه‌داشتن پشت خط ( Call Holdig)

 به شما این امکان را می‌دهد تا تماس‌گیرنده را در حالت انتظار قرار دهید و بتوانید قبل از رفع نیازهای تماس‌گیرنده، مکالمه یا کار دیگری را تکمیل کنید.

• صف تماس (Call queuing)

 به طور خودکار تماس‌گیرندگان را در حالت انتظار قرار می‌دهد و یک صف از لیست انتظار را به ترتیبی که تماس‌گیرندگان برای اولین بار تماس گرفته‌اند شناسایی می کند، که به عنوان توزیع خودکار تماس یا ACD نیزشناخته می‌شود.

• موزیک انتظار(Music on hold)

موسیقی، منتظر نگه داشتن افراد پشت خط برای زمان طولانی‌تر را ممکن می‌سازد.

• حالت انتظار مابین صحبت با موزیک مخصوص (Custom ringback)

مانند موزیک انتظار است با این تفاوت که به تماس‌گیرنده پاسخ داده شده است و منتظر برقراری ارتباط با شخص خاصی می‌باشد. در این حالت می توان برای صدا، از پیام خاصی یا تک‌صدای جینگ استفاده شود.

• Hot desking 

Hot Desking که به آن Non Reservation Based Hoteling نیز گفته می شود، یک قابلیت است که به کاربر اجازه دسترسی به پروفایل و شنیدن پیام خود بر روی هر تلفنی(بیرون از شرکت اصلی) را می‌دهد.

• تغییر تماس (Call Filiping)

 به این حالت کشش تماس نیز گفته می‌شود که به شما این امکان را می‌دهد حین تماس، تماس را از یک دستگاه به دستگاه دیگر تغییر دهید.

• ابزار کنفرانس (Conferencing tools)

امکان کنفرانس صوتی یا تصویری با کارمندان یا گروه دیگری که ایجاد می کنید را فراهم می‌کند.

• ادغام(Integrations)

در واقع سیستم VoIP را به سایر ابزارهای اداری محبوب مانند CRM یا Slack متصل می‌کند.

• نظارت بر تماس (Call monitoring)

مدیران می‌توانند تماس‌ها را به منظور موارد آموزشی، گوش کنند. معمولا جهت آگاهی افراد،  پیامی مبنی بر اینکه “جهت تضمین کیفیت بر پاسخگویی، تماس شما نظارت می‌شود” در ابتدای تماس پخش می‌شود.

• زمزمه تماس (Call whispering)

 این فناوری به مدیر اجازه می‌دهد تا برای کمک به نماینده پاسخ‌دهی، حین تماس در گوش او زمزمه کند.

• بارگذاری تماس (Call barging)

 به مدیران اجازه می‌دهد در صورتی که نماینده تلفن نتواند به اندازه کافی نیازهای مشتری را برطرف کند، تماسی را به عهده بگیرند.

• گزارشات (Transcriptions)

 سوابق مکتوب مفیدی از تماس‌ها که می‌تواند برای آموزش یا شواهد مکالمات تماس استفاده شود.

 ضبط تماس (Call recording)

 به مدیران این فرصت را می‌دهد که نه تنها جزییات مکالمه، بلکه لحن بیان شده را بررسی کنند.

• شماره‌گیری سریع(Speed dial)

 یک ویژگی صرفه‌جویی در زمان که به کارمندان این امکان را می‌دهد تنها با یک یا دو کلیک شماره‌هایی را که اغلب تماس می‌گیرند ذخیره و تماس را برقرار کنند.

• انتقال تماس(Call forwarding)

اجازه می‌دهد تماس‌ها به دستگاه دیگری هدایت شوند تا بتوانید از مکان دیگری غیر از دفتر تماس را پاسخ دهید.

• فکس دیجیتال (Digital faxing)

با داشتن این ویژگی شرکت‌ها در صورت نیاز به فکس می‌توانند از طریق یک رایانه فکس مورد نظر را انجام دهند و دیگر نیازی به خرید دستگاه فکس به طور مجزا نمی‌باشد.

• تجزیه و تحلیل تماس (Call analytics)

 داده‌های کلیدی زمان و جزییات مهم درباره تماس‌ها را به مدیران می‌دهد.

• چت آنلاین (Live chat)

 یک جایگزین مدرن که بسیاری از مصرف‌کنندگان ترجیح می‌دهند بجای اینکه پیامی بگذارند و منتظر تماس باشند، از آن استفاده کنند.

 سیستم های VoIP با تمامی خدماتی که ارائه می‌دهند، همچنان معمولاً ارزان تر ازخرید تلفن‌ثابت، برای همان تعداد شماره تلفن هستند. 

معایب VoIP

سیستم VoIP با تمامی مزایایی که دارد، معایبی نیز دارد که باید قبل از خرید از آن ها آگاه باشید. یکی از معایب اصلی این است که کیفیت تماس‌ها، کاملاً به کیفیت اتصال اینترنت وابسته است (در مواردی که میخواهید از سرویس ابری خارج از شرکت استفاده کنید) هر چه اتصال بهتر باشد، تماس‌ها بهتر است.  اگر به هر دلیلی اتصال اینترنت شما قطع شود، تماس شما نیز قطع می شود. همچنین اینترنت با سرعت کم نیزمی تواند منجر به مشکلاتی در ارتباط با قطع شدن تماس یا لرزش در خط شود.

مشکل دیگر VoIP این است که اتصال همیشه امن نیست. این بدان معناست که با گوش دادن دیگران به تماس‌ها، می‌توان به راحتی به جزییات تماس‌ها دسترسی پیدا کرد. در درجه اول بررسی کنید و ببینید شرکتی که برای خدمات VoIP با آنها قرارداد دارید، از رمزگذاری سطح بالا برای محافظت از شما و داده های شرکت شما استفاده می کنند یا خیر.

VoIP چگونه کار می کند؟

سیستم VoIP برای عملکرد به اینترنت نیاز دارد.همچنین جهت انتقال داده ها به وسایل سخت افزاری شامل یک کامپیوتر شخصی و مودم کابلی نیازدارد. اگر از تلفن تماس می گیرید، به مبدل تلفن نیاز دارید یا باید از تلفن آماده VoIP استفاده کنید. 

مبدل سیگنال‌های آنالوگ را به سیگنال‌های دیجیتال تبدیل می‌کند که به آنها اجازه می‌دهد از طریق اینترنت منتقل شوند. در طول تماس، داده ها به سیگنال آنالوگ بازگردانده می شوند تا طرف مقابل بتواند آنچه گفته می شود را بفهمد.

اگر از VoIP با تلفن همراه استفاده می‌کنید، می‌توانید به صورت بی‌سیم به اینترنت برای انتقال داده‌ها متصل شوید. داده ها در فضای ابری ذخیره می شوند و از طریق داشبورد روی رایانه یا دستگاه تلفن همراه قابل دسترسی هستند. داده ها شامل مخاطبین و شماره تلفن های تجاری می باشند.

انواع خدمات VoIP

اکثر صاحبان مشاغل فکر می کنند که همه سیستم های VoIP یکسان هستند. درصورتی که برای صاحبین مشاغل تفاوت هایی در ارائه خدمات VoIP وجود دارد.

Hosted VoIP

یک Hosted VoIP با یک VoIP داخلی متفاوت است. در سیستم VoIP داخلی همه چیز در محل است، از تجهیزات گرفته تا اتصال، توسط شرکتی که سیستم را راه‌اندازی  می کند نصب و نگهداری می شود. اما در حالت Hosted VoIP، سیستم VoIP توسط ارائه دهنده سیستم نگهداری می شود. کسب و کاری که از VoIP استفاده می‌کند در واقع فقط نیاز به تامین تلفن و اتصال به اینترنت دارد. ارائه دهنده سایر هزینه های سخت افزاری گران قیمت را تقبل می کند.

VoIP مبتنی بر فضای ابری

سیستم‌های تلفن VoIP مبتنی برفضای ابری،  برای برقراری تماس از اینترنت وبرای مابقی از شبکه سرور ارائه دهنده استفاده می کنند. هنگامی که یک کسب و کار این نوع سیستم تلفن را انتخاب می کند، مجبور نیست سخت افزار را مدیریت کند. آنها به سادگی تلفن ها را وصل و شماره گیری می کنند.

UCaaS

Unified communications as a service به طور مخف (UCaaS) یک فناوری ارتباطات مبتنی بر فضای ابریست که بر شش عملکرد کلیدی ارتباطی متکی است. این شش عملکرد ارتباطی عبارتند از:

• ظرفیت تلفن
• کنفرانس صوتی، تصویری و تحت وب

• پیام رسانی یکپارچه

• پیام رسانی فوری

• جابجایی راحت

• فرآیندهای تجاری که توسط ارتباطات فعال می شوند

UCaaS علاوه بر راه حل های VoIP، راه حل های SIP را نیز شامل می شود. سیستم‌ها را می توان برای پاسخگویی به نیازهای تجاری خاصی سفارشی کرد. بهترین ارائه دهندگان UCaaS به کسب و کارها کمک می کنند تا فرآیندهای خود را بهبود بخشند و عملیات روزانه را ساده کنند.

CPaaS

Communications platform as a service به طور مخفف (CPaaS)، خدمات ارتباطی سفارشی شده مبتنی بر فضای ابری را برای سیستم های ارتباطی یکپارچه ارائه می دهد. از آنجایی که قابل تنظیم است، کاملاً با هر تجارت و نیازهای آن سازگار است. همه چیز برای کار در زمان واقعی بر روی پلت فرم هماهنگ شده است و نیازی به دسترسی به سیستم های خارجی ندارد.

راه اندازی سیستم VoIP 

بعنوان اولین قدم برای راه اندازی سیستم‌های VoIP ،انتخاب سیستم VoIP مناسب می‌باشد. ارائه دهنده ای را انتخاب کنید که پشتیبانی سخت افزاری از جمله  تلفن هایی که برای دفتر خود نیاز دارید را، ارائه می دهد. تصمیم بگیرید که به چند خط نیاز دارید یا لزومی به پیاده سازی سرور و سخت افزار آن در محل خود دارید یا نه. همانطور که یک ارائه دهنده را انتخاب می کنید، باید نیازهایی مانند انتقال از طریق شماره موجود به سیستم جدید خود را نیز برطرف کنید. اگر کسب و کار شما برای مدتی فعال بوده است، حفظ ثبات اعداد مهم است. هنگام ثبت نام در این سرویس، حتماً به ارائه دهنده این موضوع اطلاع دهید.

هنگامی که یک ارائه دهنده را انتخاب کردید و به آنها اجازه دادید تا تنظیمات اولیه تمام سیستم را انجام دهند، مورد بعدی این است که سیستم را وصل کنید. در واقع به معنای اتصال دستگاه ارتباطی (تلفن یا رایانه) به اینترنت است. ارائه‌دهنده،  شما را از طریق مراحل پیکربندی راهنمایی می کند تا اطمینان حاصل شود که تماس های شما به درستی از طریق شبکه منتقل می شوند. سیستم را تست کنید تا ببینید آیا مشکلی هست و نیاز به عیب یابی دارد یا خیر.

افزونه های رایج VoIP

از آنجا که VoIP راه حل جامعی است که اکثر ارائه دهندگان آن را ارائه می دهند، افزونه هایی وجود دارد که می توانید برای سفارشی کردن کسب و کار خود و رفع نیازهای منحصر به فرد، آن را درخواست دهید.

شماره تلفن های مجازی و فون واژه

هنگام درخواست شماره تلفن، می توانید از ارائه دهنده یک شماره تلفن مجازی یا خودکار بخواهید. یک شماره تلفن مجازی به شما این امکان را می دهد که شماره ای از منطقه جغرافیایی که در آن ساکن نیستید داشته باشید و به شما کمک می کند در هر نقطه از جهان به مشتریان خدمات بهتری ارائه دهید. به خاطر سپردن شماره تلفن فون واژه آسان است زیرا حروفی را با اعداد مرتبط می کند که اغلب نشان دهنده بخشی از نام یا شعار شرکت است.

کنفرانس ویدیویی

کسب‌وکارها می‌توانند از ویدئو کنفرانس برای میزبانی جلسات داخلی یا مجازی با مشتریان استفاده کنند. این بخشی از مدل کسب‌وکار جدید است، به‌ویژه پس از همه‌گیری کوید چیزی است که بیشتر کسب‌وکارها به عنوان یک افزودنه برای مدل کسب‌وکار خود می‌خواهند. VoIP بهترین نرم افزار کنفرانس ویدیویی را با توابع تماس ادغام می کند.

کنفرانس تلفنی

میزبانی تماس های کنفرانسی راه مهمی برای برگزاری یک جلسه یا سمینار مجازی است. ارائه دهندگان برتر VoIP از بهترین فناوری تماس کنفرانسی استفاده می کنند و آن را به یک تجربه هماهنگ تبدیل می کنند.

CRM

اکثر کسب و کارها می خواهند سیستم تلفن آنها با نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) آنها یکپارچه شود. این بدان معناست که نمایندگان تلفن شما هنگام برقراری تماس به جزئیات مشتری و خریدهای مربوطه دسترسی دارند. یک روش کارآمد برای ارائه داده ها به افراد است. ارائه دهندگان برتر VoIP با بهترین سیستم های CRM کار می کنند.

متدلوژی

جهت تعیین بهترین خدمات VoIP، عوامل مختلفی را در نظر گرفتیم که شامل قیمت گذاری، امکانات، سهولت استفاده و پشتیبانی مشتری میباشد. در میان صدها داده، ما فاکتورهای خاصی مانند قیمت و امکانات را در مقایسه با سایرداده ها مانند نقد و بررسی و نظرات کاربران بیشتر بررسی کردیم.

• قیمت گذاری

 خدمات VoIP معمولاً هزینه ای ماهانه برای هر کاربر دریافت می کنند. با این حال، برخی از ارائه دهندگان ممکن است نرخ ثابتی را برای کاربران نامحدود یا دقایق نامحدود دریافت کنند.

پرینت هارا دقیق بررسی کنید—برخی از ارائه دهندگان هزینه های اضافی را برای ویژگی هایی مانند ضبط تماس یا گزارش گیری دریافت می کنند، در حالی که برخی دیگر این ویژگی ها را به صورت رایگان در نظر می گیرند.

• امکانات

همانطور که قبلاً اشاره کردیم، خدمات VoIP دارای امکانات مختلفی هستند. ابتدایی ترین آنها شامل تماس نامحدود و پست صوتی است، در حالی که امکانات پیشرفته تر شامل پست صوتی تصویری، ارسال تماس، شماره های رایگان و ادغام CRM است. قبل از تصمیم گیری در نظر بگیرید که کدام ویژگی برای کسب و کار شما مهم است.

• سهولت استفاده

 راه اندازی و استفاده از خدمات VoIP باید آسان باشد. به دنبال ارائه دهندگانی باشید که دستورالعمل ها و منابع واضحی را در صورت بروز هرگونه مشکل ارائه می دهند.

• پشتیبانی مشتری

 کسب و کارها می توانند در هر زمان، روز یا شب با مشکلاتی مواجه شوند. ما شرکت‌هایی با ارائه پشتیبانی 24 ساعته به مشتری بدون هزینه اضافی را، دررتبه‌بندی بالاتری می‌دهیم.

منبع مورد استفاده:

https://www.forbes.com/advisor/business/software/what-is-voip/